Transformación digital exitosa

¿Cómo la Curaduría Urbana Tres de Cali (CU3), optimizó sus procesos con automatización robótica de procesos (RPA) y tableros de Control?

El proceso de construcción para todos los países es un punto clave y determinante de una sociedad, por esto, desde 1995 en Colombia se crean las Curadurías Urbanas como particulares que ejercen una función pública, específicamente para todo lo relativo a las actuaciones de licencias urbanísticas.

La ley colombiana reconoció la necesidad de una figura especializada y competente para velar por el cumplimiento de las normas urbanísticas y de edificación vigente. Depositar estas funciones en particulares, genera una gran responsabilidad para quienes la realizan, de lo cual es consciente la CU3 de Cali, quien ha realizado por años esta labor.

“En Colombia tenemos diferentes tipos de licencias que se realizan en las Curadurías u oficinas de planeación de algunos municipios. Dependiendo del trámite, se debe establecer un término para la revisión, generar acta de observaciones, prórroga y demás actuaciones dentro del proceso. Esta situación, implica tener un control detallado y minucioso, para que los trámites radicados no se venzan y podamos cumplir con nuestra función”.

Estos desarrollos se han logrado gracias a una metodología integral que abarca las diferentes etapas del proceso de transformación digital. En primer lugar, se realizó un entendimiento de las necesidades existentes en la Curaduría; esto implicó identificar los flujos de trabajo, las tareas manuales, los cuellos de botella y las oportunidades de mejora en sus operaciones actuales. Una vez definida la expectativa final se inició la fase de desarrollo, e implementación de la solución. Posteriormente, la fase de capacitación y adopción, consistió en realizar videos explicativos para el equipo de la Curaduría Urbana para comprender y aprovechar plenamente las nuevas soluciones tecnológicas. Fomentar la adopción de las herramientas automatizadas y los tableros de control, asegura que estos se conviertan en recursos valiosos en su rutina diaria. Por último, continuamos con el monitoreo continuo y plan de mejora, estableciendo un sistema de monitoreo continuo para evaluar el rendimiento de las soluciones implementadas. Esto permitió identificar oportunidades adicionales de optimización, ajustar las soluciones según la necesidad y garantizar un funcionamiento óptimo a lo largo del tiempo y continuar con la implementación de nuevas soluciones tecnológicas y haciendo su operación parte de la nuestra.

Una de las soluciones diseñadas e implementadas por NBI es un robusto sistema de tableros automatizados y alertas integradas que abarca las diferentes fases del proceso.

- Aumentar el control en los términos y la velocidad para resolver las solicitudes de licencia y en general, todo el proceso hasta la expedición de la misma.

- Disminuir los desistimientos de las solicitudes de licencias, por no aportar el soporte de la publicación de la valla.

Tableros de Control Personalizados

Se desarrollaron tableros de control automatizados, que permiten llevar un seguimiento detallado del estado de los radicados, de esta forma se puede visualizar en tiempo real quien tiene asignada la revisión, el tiempo que está tardando realizar dicha tarea, el cumplimiento de las diferentes instancias establecidas por la norma y los términos que se tienen para efectuar la aprobación de la licencia.

Estos tableros se actualizan de forma diaria, sin generar mayor carga operativa al personal de la curaduría, permitiendo realizar seguimiento y verificación detallada del cumplimiento de las diferentes etapas e incrementado el cumplimiento en un 60% y mejorando el control de la operación para las solicitudes de alta complejidad en un 30%.

Alertas automatizadas

Estas alertas han permitido mantener informado a los usuarios de la curaduría frente a su trámite, especialmente, en lo relacionado con la carga del soporte de la publicación de la valla. Mediante la automatización de mensajes o alertas, se le recuerda al usuario los tiempos que tiene para cumplir determinadas fases del proceso, y con esto se ha reducido el desistimiento de las licencias en un 40%.

“El proceso ha sido largo, y no ha sido lineal, en este inicio para la transformación tecnológica han surgido temores, se ha pensado en regresar a las tablas de excel, pero también hemos sido conscientes de los beneficios que ha traído para nosotros. Actualmente, prestamos un servicio oportuno e informado para nuestros clientes y sin generar una mayor carga para nuestro trabajo diario”.

Estas soluciones han traído amplios beneficios para la Curaduría, mejorando los tiempos de respuesta en sus procesos, generando una atención más personalizada a sus clientes, sin aumentar la carga operativa.

Aunque la estrategia vigente ha demostrado ser eficaz, nuestra alianza hoy está enfocada en la identificación de nuevas oportunidades y puntos de mejora. La capacitación y el desarrollo de habilidades del personal en el uso de las nuevas tecnologías y herramientas son esenciales. La evolución tecnológica es constante, y mantenerse actualizado es crucial para garantizar que la automatización y los sistemas de gestión sean efectivos.